Skriv ut
05.09.05
1. Vær forberedt
Hvis du skal legge igjen en komplisert beskjed, tenk igjennom hva du skal si før du ringer. Du unngår å høres forvirret ut, og mottagerne vil forstå hva du ønsker av dem.
2. Fra meg til deg
Identifiser deg selv og den/dem du forsøker å nå. En beskjed til ingen er i praksis en slettet beskjed. Bruk fornavn hvis det passer seg, men tituleringer á la ”Hei du, store mann” er ikke egnet for telefonsvareren på jobben, ettersom denne kan bli sjekket av andre.
3. Vær presis
Fortell hvorfor du ringer, hold deg deretter til nøkkelpunktene. Kommentarer om fotballagets fremtidsutsikter kan vente til fredag kveld.
4. Uttrykk deg tydelig
Snakk sakte, gjenta telefonnummeret ditt og stav det vanskelige etternavnet ditt.
5. Takt og tone
La tonen i beskjeden følge innholdet. Vær alltid høflig og profesjonell. Man kan høre et smil, men spar deg gliset hvis du kommer med dårlige nyheter.
6. Velg et passende sted
Unngå å rope inn telefonbeskjeder mens togavganger annonseres over høytaler i bakgrunnen. Bakgrunnsstøy kan få beskjeden til å virke forvirrende. Ring fra et passende sted.
7. Avslutt
Avslutt så snart du har sagt det du skal si. Dropp utlegninger om været, ferien og den bekjente du traff her om dagen. Et enkelt «Ok, ha det bra» indikerer at du er travel og at dette handler om business.
Kilde: Management today